1、Why(为什么要完善内控?)
说得有道理,原来的是不错,可公司在不断发展、变化中,就象我们刚开始时,可以摸着石头过河,过了段时间,过河的人多了,石头不够摸的了,怎么过河?总不可能让人摸着鱼过河吧?这时,我们是不是需要考虑建个桥,不要再趟水了?企业是动态发展的,管理也是动态的,那么这个相匹配的内控却被要求静止不变,这就有点强人所难了。一句话,内控需要与时俱进。
2、Who(内控针对的对象)
一个好的内控体系,最终实现的境界是,在不信任的基础上设计内控,完满地运行这种内控,以达到最大的信任度。看上去有点矛盾,仔细想想看,是否如此?从辩证法上说就是对立统一嘛。
3、When(完成内控的时间)
第二个层面就是逐步修正、完善期。内控要根据企业的发展动起来,绝不是我们城市的大马路,想到埋煤气管了挖开来,刚填好,又想到污水管还没排,再开挖。不能把制度当儿戏,随意变动。制度的变动要根据情况,细微的、非原则性的修改,可以定期的先以补丁的形式修订,经过一段时间运行后,对运行的情况进行评估,再决定修改的程度,是重修还是修订。不管哪种方式,都不能忘掉制度的连贯性,不能想着推翻重来,一步到位,欲速则不达,要考虑循序渐进的进步。
内控是控制谁的?只是控制内部的员工?当然不是,内控的定义是:“内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。”控制目标是什么?有五个,一要合法合规的生产经营(不要做象三聚氰胺里兑奶粉的傻事),二要保证企业资产安全(不要被人侵占挪用),三要不做假账,四要保证提高经营效率与效益(防止潜在的损失就是效益),五是保证实现企业的发展战略。你看,这五条不是一网打尽了企业的全体人员?
注意到没有,内控定义的前三个主体,都是管理层,所以执行内控时,就要像当年红军指挥员一样大手一挥地说:“同志们,跟我冲”,而不能像电影中的国军指挥员那样说:“弟兄们,给我冲。”如果那样,后果可想而知了。
说了半天,内控要做些什么呢?总不能老让人因为身在内控中而不识内控真面目吧?
一句话,企业方方面面的管理,特别是涉及人、物、财的都应有合理的管控方式。
前面我们提到内控是面向全体员工的,但在具体的某一项内控运作时,则是只针对与内控流程相关的部分人员,那么其他人呢?从理论上讲,应该只要有工作岗位就会有相应的内控存在,而且这些内控应该是不重复,不缺位,不交叉的。
总而言之,就员工而言,可以分我的内控,他的内控;而对管理层来说,那都是我的内控,要有一盘棋的全局观念。
内控是各部门分别执行的,常规的内控制度也是各部门分别或几个部门会同草拟的,如何避免内控设计上的重复或缺失?这就需要一个牵头的领导或部门来具体负责综合协调工作。这个部门一般由审计部或财务部负责。不但要牵头做,还要负责对执行过程的意见反馈处理、定期对内控的可行性、有效性进行评价。虽然我们说内控的对象是岗位与流程,但具体操作毕竟还是活生生的个人,所以在内控执行监管、事后评价中难免涉及人的因素,这里要特别注意要尽量对事不对人。要有沟通的技巧,以服务和咨询的姿态来操作,就会大大减轻遇到的阻力。
内控最大忌讳是,内控制度都成了TXT文档,而不是EXE程序。内控的具体操作,可分成事前、事中、事后三部曲。